Assistante exécutive, Services aux propriétaires d’aéronefs et gestion de projets

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Description

Sous la responsabilité du Vice-président exploitation, l'adjoint(e) exécutif(ve), service aux propriétaires d'avion et gestion de projets, assure un rôle transversal de coordination, de suivi et de soutien administratif auprès des propriétaires d'aéronefs et des équipes internes.

Votre rôle

Communications propriétaires

• Assurer le suivi des communications avec les propriétaires d'avion pour les sujets liés à leur appareil.
• Coordonner les suivis relatifs aux entretiens prévus et non prévus, inspections, travaux de maintenance et événements techniques nécessitant une communication avec le propriétaire.
• Coordonner, au besoin, la planification d'un appareil de remplacement lorsqu'un aéronef est indisponible.
• Participer aux suivis liés aux nouveaux contrats de gestion, aux renouvellements de contrats et aux demandes particulières des propriétaires.
• Soutenir les suivis administratifs liés aux contrats de programmes moteurs, aux fournisseurs et aux dossiers contractuels.
• Assurer le suivi des documents des renouvellements d'assurance, en coordination avec les personnes responsables.
• Soutenir certains suivis liés à l'embauche, l'affectation ou la transition de pilotes dédiés à un propriétaire ou à un appareil.
• Clarifier certaines situations particulières liées à la facturation lorsque le contexte opérationnel doit être expliqué au client ou à l'équipe des finances.
• Maintenir une communication professionnelle, claire et constante avec les clients, propriétaires et intervenants internes.

Gestion de projets

• Aptitude à travailler dans un environnement où les priorités changent rapidement.
• Esprit de collaboration et capacité à travailler étroitement avec la direction.
• Assurer le suivi de projets internes nécessitant une coordination entre plusieurs départements.
• Maintenir une visibilité transversale sur l'avancement des dossiers confiés.
• Effectuer les relances requises auprès des équipes concernées afin de respecter les échéanciers.
• Mettre à jour les logiciels ou outils de gestion de projet utilisés par l'entreprise.
• Participer au suivi des dossiers de ventes, acquisitions, importations ou transitions d'aéronefs (courtage).
• Préparer des résumés d'avancement, listes d'actions et suivis de décisions pour les projets actifs.
• Identifier les blocages, retards ou enjeux nécessitant l'attention du Vice-président exploitation.
• Contribuer à l'amélioration des méthodes de suivi, de classement et de coordination des projets internes.

Soutien administratif et exécutif

• Travailler conjointement avec le Vice-président exploitation afin de soutenir certains suivis administratifs.
• Préparer, rédiger et classer les procès-verbaux des réunions de directeurs ou de toute autre rencontre assignée.
• Participer au contrôle de l'agenda, aux rappels d'échéances et à la préparation de rencontres.
• Préparer des documents de suivi, tableaux, résumés ou communications internes selon les besoins.
• Assurer le classement structuré des documents liés aux clients, projets, contrats et appareils.
• Soutenir la préparation de communications destinées aux clients, propriétaires, fournisseurs ou équipes internes.
• Accomplir toute autre tâche connexe liée au soutien du Vice-président exploitation et aux besoins de l'entreprise.

Exigences

Qualifications requises

• Expérience pertinente dans un rôle administratif, de coordination, de service client ou de gestion de projets.
• Expérience dans le domaine de l'aviation, de la gestion d'aéronefs ou du service à une clientèle haut de gamme, un atout important.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Connaissance de Microsoft Teams, SharePoint, Planner ou d'autres outils de suivi de projets.
• Connaissance de FOS, Corridor, CAMP ou d'autres logiciels liés aux opérations aériennes ou à la maintenance, un atout.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et discrétion.
• Citoyenneté canadienne ou statut de résident permanent.
• Admissibilité à l'obtention d'une carte d'identité pour les zones réglementées.

Vos aptitudes

• Rigueur, constance et très bon sens de l'organisation.
• Souci du détail dans la rédaction, le classement et le suivi des dossiers.
• Excellente capacité de suivi et de relance.
• Autonomie dans l'exécution des tâches, tout en respectant les priorités établies.
• Jugement professionnel et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Facilité à communiquer avec des clients, propriétaires, fournisseurs et équipes internes.
• Capacité à comprendre rapidement les enjeux opérationnels, administratifs et contractuels.

Avantages

Notre offre

• Équipe expérimentée et dynamique.
• Salaires variés, selon les licences et les expériences.
• Horaire flexible.
• REER.
• 3 semaines de vacances après la première année en service.
• 5 jours de congés personnels.
• Gamme complète d'avantages sociaux :
  • Assurances collectives incluant :
    • Programme d'aide aux employés et à la famille.
    • Assurances vie, invalidité courte et longue durée, dentaire et médicaments.

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Job Description

Reporting to the Vice President of Operations, the Executive Assistant, Aircraft Owner Services and Project Management, plays a cross-functional role in coordinating, tracking and providing administrative support to aircraft owners and internal teams.

Your role

Owner communications

• Manage communications with aircraft owners regarding matters related to their aircraft.
• Coordinate follow-ups for scheduled and unscheduled maintenance, inspections, repairs and technical events that require owner communication.
• Coordinate, as required, the planning of a replacement aircraft when an aircraft is unavailable.
• Participate in follow-ups related to new management contracts, contract renewals and special owner requests.
• Support administrative follow-ups related to engine program contracts, suppliers and contractual files.
• Track insurance renewal documents in coordination with the responsible parties.
• Support certain follow-ups related to hiring, assignment or transition of pilots dedicated to an owner or an aircraft.
• Clarify specific billing situations when the operational context must be explained to the client or the finance team.
• Maintain professional, clear and consistent communication with clients, owners and internal stakeholders.

Project management

• Able to work in an environment where priorities change rapidly.
• Collaborative spirit and ability to work closely with senior management.
• Track internal projects that require coordination across multiple departments.
• Maintain cross-functional visibility on the progress of assigned files.
• Perform required follow-ups with concerned teams to meet deadlines.
• Update project management software or tools used by the company.
• Participate in tracking sales, acquisition, import or aircraft transition files (brokerage).
• Prepare progress summaries, action lists and decision follow-ups for active projects.
• Identify blockers, delays or issues requiring the attention of the Vice President of Operations.
• Contribute to improving methods for tracking, filing and coordinating internal projects.

Administrative and executive support

• Work jointly with the Vice President of Operations to support certain administrative follow-ups.
• Prepare, draft and file minutes of directors' meetings or any other assigned meetings.
• Assist with calendar management, deadline reminders and meeting preparation.
• Prepare tracking documents, tables, summaries or internal communications as needed.
• Ensure structured filing of documents related to clients, projects, contracts and aircraft.
• Support the preparation of communications for clients, owners, suppliers or internal teams.
• Perform any other related tasks in support of the Vice President of Operations and company needs.

Requirements

Required qualifications

• Relevant experience in an administrative, coordination, customer service or project management role.
• Experience in aviation, aircraft management or serving a high-end clientele is a strong asset.
• Excellent command of French and English, both spoken and written.
• Good command of the Microsoft Office suite.
• Familiarity with Microsoft Teams, SharePoint, Planner or other project tracking tools.
• Knowledge of FOS, Corridor, CAMP or other software related to flight operations or maintenance is an asset.
• Ability to manage multiple files simultaneously with rigor and discretion.
• Canadian citizenship or permanent resident status.
• Eligibility to obtain an identification card for regulated areas.

Your skills

• Rigour, consistency and excellent organizational skills.
• Attention to detail in writing, filing and tracking files.
• Excellent follow-up and reminder skills.
• Autonomy in task execution while respecting established priorities.
• Professional judgment and discretion in handling confidential information.
• Ease in communicating with clients, owners, suppliers and internal teams.
• Ability to quickly understand operational, administrative and contractual issues.

Benefits

Our offer

• Experienced, dynamic team.
• Compensation varies based on licenses and experience.
• Flexible schedule.
• RRSP.
• 3 weeks of vacation after the first year of service.
• 5 personal days.
• Comprehensive benefits package:
  • Group insurance including:
    • Employee and family assistance program.
    • Life insurance, short- and long-term disability, dental and prescription drug coverage.

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