Adjoint(e) exécutif(ve) — Services aux propriétaires d'aéronefs et gestion de projets

Description

Relevant au vice-président des opérations, l'adjoint(e) exécutif(ve), Services aux propriétaires d'aéronefs et gestion de projets, joue un rôle transversal de coordination, de suivi et de soutien administratif auprès des propriétaires d'aéronefs et des équipes internes.

Votre rôle

Communications avec les propriétaires d'aéronefs

• Gérer et assurer le suivi des communications avec les propriétaires d'aéronefs concernant les sujets liés à leur aéronef.
• Coordonner les suivis liés à la maintenance planifiée et non planifiée, aux inspections, aux travaux de maintenance et aux événements techniques nécessitant une communication avec les propriétaires.
• Coordonner, au besoin, la mise à disposition d'un aéronef de remplacement lorsqu'un aéronef devient indisponible.
• Participer au suivi des nouveaux contrats de gestion, des renouvellements de contrat et des demandes spéciales des propriétaires d'aéronefs.
• Assurer le soutien administratif pour les suivis liés aux contrats de programme moteur, aux fournisseurs et aux dossiers contractuels.
• Suivre la documentation de renouvellement des assurances en coordination avec les parties responsables.
• Aider aux suivis administratifs liés au recrutement, à l'affectation ou à la transition des pilotes dédiés à un propriétaire ou à un aéronef spécifique.
• Clarifier les situations de facturation particulières lorsque les circonstances opérationnelles doivent être expliquées au client ou à l'équipe Finance.
• Maintenir une communication professionnelle, claire et cohérente avec les clients, les propriétaires d'aéronefs et les parties prenantes internes.

Gestion de projet

• Démontrer la capacité de travailler efficacement dans un environnement dynamique où les priorités changent rapidement.
• Collaborer étroitement avec la haute direction et maintenir une approche axée sur le travail d'équipe.
• Coordonner et superviser les projets internes impliquant plusieurs départements.
• Maintenir une visibilité transversale sur l'avancement des projets et initiatives assignés.
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des équipes concernées pour assurer le respect des échéances.
• Mettre à jour et maintenir les logiciels et outils de gestion de projet utilisés par l'organisation.
• Participer au suivi des ventes, acquisitions, importations et projets de transition d'aéronefs (activités de courtage).
• Préparer des rapports d'avancement, des listes d'actions et des synthèses de suivi des décisions pour les projets en cours.
• Identifier les obstacles, les retards ou les problèmes nécessitant l'attention du vice-président des opérations.
• Contribuer à l'amélioration continue du suivi des projets, de la gestion documentaire et des processus de coordination.

Soutien administratif et exécutif

• Travailler en étroite collaboration avec le vice-président des opérations pour soutenir diverses activités administratives et suivis.
• Préparer, rédiger et tenir à jour les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et autres réunions assignées.
• Aider à la gestion des calendriers, aux rappels d'échéances et à la préparation des réunions.
• Préparer des documents de suivi, des rapports, des synthèses, des tableaux et des communications internes selon les besoins.
• Maintenir un système de classement organisé pour les documents liés aux clients, projets, contrats et aéronefs.
• Soutenir la préparation des communications destinées aux clients, propriétaires d'aéronefs, fournisseurs et équipes internes.
• Accomplir toute autre tâche connexe liée au soutien du vice-président des opérations et aux besoins opérationnels de l'organisation.

Exigences

Qualifications requises

• Expérience pertinente dans un rôle administratif, de coordination, de service à la clientèle ou de gestion de projet.
• Une expérience dans l'aviation, la gestion d'aéronefs ou auprès d'une clientèle haut de gamme est considérée comme un atout important.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Connaissance de Microsoft Teams, SharePoint, Planner ou d'autres outils de suivi de projet et de collaboration.
• La connaissance de FOS, Corridor, CAMP ou d'autres logiciels d'exploitation et de maintenance aéronautique est un atout.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités avec professionnalisme, discrétion et souci du détail.
• Citoyenneté canadienne ou statut de résident permanent.
• Admissibilité à l'obtention d'une carte d'identification d'accès aux zones réglementées (RAIC).

Vos compétences

• Solides compétences organisationnelles, souci du détail et approche méthodique et constante du travail.
• Rigueur dans la préparation des documents, le classement et les activités de suivi.
• Excellentes aptitudes au suivi et à la coordination, avec la capacité de suivre de manière proactive les éléments en suspens.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en respectant les priorités et échéances établies.
• Jugement professionnel et discrétion dans le traitement d'informations confidentielles et sensibles.
• Solides compétences interpersonnelles et en communication lors des interactions avec les clients, propriétaires d'aéronefs, fournisseurs et équipes internes.
• Capacité à comprendre et à naviguer rapidement les aspects opérationnels, administratifs et contractuels.

Avantages

Notre offre

• Équipe expérimentée et dynamique
• Salaires concurrentiels basés sur les licences et l'expérience
• Horaire flexible
• REER (Régime enregistré d'épargne-retraite)
• 3 semaines de vacances après la première année de service
• 5 jours personnels
• Régime d'avantages sociaux complet, incluant :
  • Assurance collective
  • Programme d'aide aux employés et à la famille
  • Assurance-vie
  • Assurance invalidité de courte et longue durée
  • Couverture dentaire et des médicaments sur ordonnance