Gestionnaire des publications non techniques

Dans des marchés en évolution rapide, les clients du monde entier font confiance à Thales. Thales est une entreprise où des personnes brillantes du monde entier se réunissent pour partager des idées et s'inspirer mutuellement. Dans les secteurs de l'aérospatiale, du transport, de la défense, de la sécurité et de l'espace, nos architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent possible notre avenir.

Exigences de conformité réglementaire

• Exige un accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels, à la technologie ou aux données techniques contrôlés en vertu de la Liste des marchandises d'exportation contrôlée du Canada, de l'ITAR ou de l'EAR
• Exige une évaluation positive des marchandises contrôlées, car vous aurez un accès direct au matériel, aux logiciels, à la technologie ou aux données techniques contrôlés en vertu du Programme des marchandises contrôlées du Canada
• Requis d'obtenir et de maintenir une habilitation de sécurité au niveau Secret OTAN

Sommaire du poste

Nous avons actuellement un poste vacant de gestionnaire des publications non techniques, qui est responsable du leadership, de la coordination, de la gouvernance et de l'amélioration continue de la fonction des publications non techniques à travers de multiples programmes. Le rôle garantit que les publications et la documentation non techniques sont planifiées, élaborées, examinées, approuvées et livrées selon les normes de qualité requises et conformément aux exigences contractuelles, organisationnelles et des clients.

Le poste assure un leadership au jour le jour de l'équipe des publications non techniques et agit comme une interface clé entre l'équipe et les parties prenantes internes, les experts en la matière, les équipes de projet et la direction. Le gestionnaire est responsable d'établir des priorités claires, de gérer la charge de travail et les engagements de livraison, de maintenir des normes de publication appropriées et de s'assurer que des contrôles efficaces sont en place tout au long du cycle de vie de la documentation. Cela comprendra la gestion des flux de travail, le suivi de la performance des services et la responsabilité du développement et de la maintenance des accords de niveau de service (SLA) de publication.

Principaux domaines de responsabilité

Leadership d'équipe et gestion des personnes

• Diriger et gérer les activités quotidiennes de l'équipe des publications non techniques.
• Établir des rôles, des responsabilités, des objectifs et des attentes de performance clairs pour les membres de l'équipe.
• Fournir du coaching, du mentorat et du développement professionnel pour renforcer les capacités de l'équipe.
• Gérer l'attribution de la charge de travail et équilibrer les priorités entre plusieurs programmes, projets et parties prenantes.
• Identifier les besoins en ressources et en capacités et soutenir la planification de la main-d'œuvre et de la relève.
• Favoriser une culture de collaboration, de responsabilisation et d'amélioration continue au sein de l'équipe.

Planification et livraison des publications

• Établir et maintenir des plans de publication, des calendriers et des priorités de livraison.
• Coordonner l'élaboration, l'examen, l'approbation, la diffusion et la maintenance des publications et de la documentation.
• Surveiller les engagements de livraison, identifier les problèmes potentiels de calendrier ou de capacité et mettre en œuvre les mesures correctives appropriées.
• S'assurer que les dépendances, les contributions des parties prenantes et les exigences d'approbation sont comprises et intégrées dans les plans de publication.
• Fournir une visibilité sur l'état des publications, les priorités, les risques et les problèmes aux parties prenantes et à la direction concernées.

Gouvernance et qualité des publications

• Établir et maintenir des normes, des procédures et une gouvernance de publication appropriées.
• Maintenir des pratiques de contrôle de la qualité efficaces pour améliorer l'exactitude, la clarté, la cohérence et l'exhaustivité.
• Soutenir une gestion efficace du cycle de vie des documents.

Gestion des parties prenantes et interfonctionnelle

• Agir en tant que point de contact principal pour la fonction de publication non technique.
• Établir des relations de travail efficaces avec les équipes de programme et de projet, les services fonctionnels, les experts en la matière et d'autres parties prenantes clés.
• Traduire les exigences des parties prenantes en priorités et livrables clairs pour l'équipe de publication.
• Faciliter des cycles d'examen et de rétroaction efficaces et résoudre les priorités ou exigences concurrentes si nécessaire.
• Faire remonter de manière appropriée les risques, les problèmes, les contraintes de ressources ou les préoccupations de livraison importants.

Amélioration des processus et normalisation

• Évaluer les processus de publication existants et identifier les opportunités d'améliorer l'efficacité, la qualité et la prévisibilité.
• Élaborer et mettre en œuvre des flux de travail, des modèles, des directives et des pratiques de travail normalisés.
• Identifier les causes récurrentes des retouches, des retards ou des problèmes de qualité et diriger les initiatives d'amélioration corrective.
• Promouvoir la cohérence et la réutilisation du contenu établi et des approches de documentation le cas échéant.
• Soutenir la mise en œuvre et l'adoption des outils et des systèmes utilisés pour gérer les publications et la documentation.

Gestion de la performance et rapports

• Établir des mesures de performance appropriées pour la fonction de publication.
• Surveiller des domaines tels que le respect des échéanciers, la charge de travail, la qualité, les retouches, les temps de cycle d'examen et la performance de livraison.
• Fournir des rapports réguliers sur la performance de l'équipe, les priorités, les risques, les problèmes et la capacité.
• Utiliser les informations sur la performance pour soutenir la planification des ressources, la priorisation et l'amélioration continue.
• Établir des objectifs mesurables pour les améliorations de la fonction de publication et suivre les progrès par rapport à ceux-ci.